Gestionar cobros incluye comprobar si los importes vencidos se pagan puntualmente. Si los clientes tienen pagos vencidos, puede empezar enviando el informe de Extracto de cliente, pero también puede utilizar los documentos denominados recordatorios de Microsoft Dynamics Business Central.
Puede usar recordatorios para avisar a los clientes que tienen importes vencidos. También puede usar recordatorios para calcular intereses o comisiones e incluirlos en el recordatorio.
En la configuración de ventas y cobros asignar numero de serie para recordatorio y para recordatorio emitido
Después debe configurar la ventana términos de recordatorio. En ella se creará un código de recordatorio por cada tipología de cliente a lo que queramos tratar de forma distinta a efecto de emisión de recordatorio.
Para poder crear recordatorios, debe configurar términos de recordatorio y asignarlos a sus clientes. Cada recordatorio tiene niveles de recordatorio predefinidos. Cada nivel de recordatorio incluye reglas acerca de cuándo se debe emitir el recordatorio, por ejemplo, los días transcurridos desde la fecha de vencimiento de la factura o la fecha del recordatorio anterior. El contenido de la ventana Términos interés determina si el interés se calcula en el recordatorio.
Para cada nivel de recordatorio, puede especificar condiciones individuales, que pueden incluir comisiones adicionales tanto en la divisa local como en la divisa extranjera. Puede definir recargos fijos en divisas extranjeras para cada código de la ventana Niveles recordatorio.
Para cada término de Recordatorio, se deberá crear distintos niveles Recordatorio.
La primera vez que se crear un recordatorio para un cliente, se utiliza la configuración del nivel 1 (uno). Cuando se emite el recordatorio, el número de nivel se registra en los movimientos de recordatorio creados y vinculados a los movimientos del cliente individuales. Si es necesario volver a recordar al cliente, se comprueban todos los movimientos de recordatorio vinculados a movimientos de cliente abiertos para localizar el número de nivel más alto. Para el nuevo recordatorio se utilizarán las condiciones del siguiente número de nivel.
Si crea más recordatorios de aquellos para los que tenga niveles definidos, se utilizarán las condiciones para el nivel más alto. Puede crear tantos recordatorios como permita el campo Nº máx. recordatorios en los términos de recordatorio.
Para cada nivel de recordatorio, puede especificar el texto que se va a imprimir antes (Comienzo texto) o después (Fin texto) en las entradas del recordatorio.
Elija las acciones Comienzo texto o Fin texto respectivamente, y rellene la ventana Texto recordatorio.
Para insertar automáticamente valores relacionados en el texto de recordatorio resultante, escriba los siguientes marcadores de posición en el campo Texto.
%x indica el marcador de posición.
- %1 Contenido del campo Fecha emisión documento en la cabecera del recordatorio
- %2 Contenido del campo Fecha de vencimiento en la cabecera del recordatorio
- %3 Contenido del campo Tipo interés en las condiciones relacionadas con las cargas financieras
- %4 Contenido del campo Importe pendiente en la cabecera del recordatorio
- %5 Contenido del campo Importe interés en la cabecera del recordatorio
- %6 Contenido del campo Tarifa adicional en la cabecera del recordatorio
- %7 Importe total del recordatorio.
- %8 Contenido del campo Nivel recordatorio en la cabecera del recordatorio
- %9 Contenido del campo Código divisa en la cabecera del recordatorio
- %10 Contenido del campo Fecha registro en la cabecera del recordatorio
- %11 El nombre de la empresa
- %12 Contenido del campo Recargo adicional por línea en la cabecera del recordatorio
Por ejemplo, si escribe Tiene una deuda de %9 %7 vencida desde el %2., el recordatorio resultante contendrá el siguiente texto: Tiene una deuda de USD DL vencida desde el 02-02-2014.
Una vez configurados los términos de recordatorio, con niveles y texto adicionales, escriba uno de los códigos en cada una de las fichas de cliente
En la siguiente ventana se muestra como asignar el código de recordatorio “NAC” en la ficha de un cliente.
Puede ejecutar de manera periódica el proceso Crear recordatorios para crear recordatorios para todos los clientes con saldos vencidos (o aplicar algún filtro sobre los clientes a los que desea crear el recordatorio) o bien crear manualmente un recordatorio para un determinado cliente y hacer que las líneas se calculen y rellenen automáticamente.
Los recordatorios son parecidos a las facturas. Cuando crea un recordatorio, debe rellenar una cabecera de recordatorio y una o varias líneas de recordatorio. Puede utilizar una función para crear recordatorios para todos los clientes de forma automática.
Por ejemplo, el cliente al que se le asigno el código de recordatorio anteriormente tiene un saldo vencido que podemos ver en el informe Deuda cliente por vencimientos:
Al ejecutar el proceso crear recordatorios, en este caso filtramos por ese código de cliente.
Crea el recordatorio con numero 1001:
Si accedemos al recordatorio se muestra el detalle de la deuda
Después de crear los recordatorios, puede modificarlos. El texto que aparece al principio y al final de un recordatorio viene determinado por los términos del nivel de recordatorio y se puede ver en la columna Descripción. Si se ha insertado automáticamente un importe calculado en el texto de comienzo o de fin, el texto no se ajustará si elimina líneas. A continuación, deberá usar la función Actualizar texto recordatorio.
Un movimiento de cliente que tenga el campo «En espera» relleno no solicitará la creación de un recordatorio. Sin embargo, si se crea un recordatorio basándose en otro movimiento, también se incluirá en el recordatorio un movimiento vencido marcado como en espera. El interés no se calcula en líneas con estos movimientos.
Una vez creados recordatorios y realizadas las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o enviar los recordatorios, normalmente por correo electrónico.
Al emitir un recordatorio, los datos se transfieren a una ventana diferente para recordatorios emitidos. Al mismo tiempo, los movimientos de recordatorio se registran. En el caso de que se haya calculado interés o una comisión adicional, los movimientos se registran en la contabilidad del cliente y en la contabilidad general.
Cuando se emite un recordatorio, los movimientos se registran según las especificaciones de la ventana Recordatorio. Esta especificación determina si se registra un interés y/o recargos fijos a la cuenta del cliente y a la contabilidad. La configuración de la ventana Grupo contable cliente determina qué cuentas se registran.
Por cada movimiento de cliente del documento de interés, se crea un movimiento en la ventana Movs. recordatorio/interés.
NOTA; Si las casillas Registrar interés o Registrar recargo fijo de la ventana Recordatorio están seleccionadas, se crearán también los siguientes movimientos:
• Un movimiento en la ventana Movs. cliente
• Un movimiento de cobros en la cuenta correspondiente
• Un movimiento de interés o uno de recargo fijo en la cuenta correspondiente
Si desea mas información puede consultar la ayuda en línea en el enlace:
Clientes con pagos vencidos – Dynamics NAV | Microsoft Docs