El Ladrón de mi Tiempo
Siguiendo con la información del post anterior, estos son los 5 consejos que deberá seguir de Outlook 2019 para ser más productivo. Que lo aplique correctamente puede ahorrarle mucho tiempo.
ACCIÓN 6: Pasos rápidos
Podemos automatizar tareas comunes o repetitivas con los Pasos rápidos.
Cuando quiera introducir automatización en los correos y no pueda establecer una condición ejecutando una regla automáticamente dispone de esta opción. Es decir, con los Pasos rápidos usted decidirá al procesar el correo qué desea hacer con este. Por ejemplo, si suele recibir correos de información de un proveedor cuya acción es siempre guardarlo en una carpeta para su posterior lectura, puede simplificar esta tarea configurando un paso rápido.
ACCIÓN 7: Elementos rápidos
Utilice esta opción para crear contenido reutilizable y usarlo en el momento que lo necesite. Por ejemplo, cree un elemento rápido con un bloque de texto que utilice habitualmente y guárdelo en su galería de bloques de texto categorizados para usarlos posteriormente en cualquier momento. Además, si lo desea, podrá compartir esos bloques con sus compañeros de trabajo distribuyéndolos como plantillas.
ACCIÓN 8: Carpetas de búsqueda
Cree una carpeta de búsqueda virtual para reunir en una única vista todos los elementos de correo electrónico que coincidan con los criterios especificados de búsqueda. Por ejemplo, puede crear una carpeta de búsqueda con todos aquellos correos marcados para seguimiento.
ACCIÓN 9: Plantillas de correo electrónico
Puede crear y usar plantillas para enviar el mismo correo de manera repetitiva a diferentes destinatarios. Por ejemplo, imagine que envía un informe semanal con las incidencias registradas a su equipo, le será muy útil guardar este correo como plantilla para su posterior uso.
ACCION 10: Outlook Customer Manager
Si dispone de Office 365 Business Premium, podrá disfrutar de manera gratuita de un nuevo servicio basado en la nube pensado para la pequeña empresa que todavía no ha dado el salto a un ERP. Con Outlook Customer Manager usted podrá realizar el seguimiento de sus clientes de una manera fácil y sencilla directamente desde Outlook, sin necesidad de instalar y aprender una nueva herramienta independiente.
A través de los datos recopilados de su entorno de Office 365, Outlook Customer Manager, le ofrece una vista completa de su interacción con cada cliente, rastreando las tareas pendientes y los contratos en curso, ofreciéndole recordatorios para mantenerse al corriente de sus peticiones y no perder ninguna oportunidad de negocio. Este servicio le organiza automáticamente la información del cliente, como correos electrónicos, reuniones, llamadas, notas, archivos, tareas, ofertas y fechas de entrega, en cronograma o timeline en su bandeja de entrada.
Actualmente se está desplegando este servicio para Office 365 Business Premium, si su plan lo admite puede encontrarlo seleccionándolo en Complementos en el panel de navegación de Outlook o accediendo a través de un icono en su cinta de opciones. Microsoft está trabajando para ofrecer Outlook Customer Manager para planes de empresa E3 y E5.
ABD Consultoría y Soluciones Informáticas, a través de las herramientas de productividad como es Office 365 (Outlook), le ayudaremos y asesoraremos a que el tiempo no sea su ladrón y si su herramienta productiva de éxito.
