En esta entrada vamos a detenernos para analizar como se debe proceder en la realización de un cierre contable en Microsoft Dynamics NAV.
Básicamente son 4 pasos los que debe realizar:
1.- Cierre de periodos contables
2.- Regularización
3.- Asignar número de asiento periodo
4.- Modificar las fechas de registro.
Una vez realizado el cierre, podrá generar todos los informes contables como el Balance, PYG, Diarios Oficiales etc.
Veamos cada uno de estos pasos a continuación:
1.- Cierre de periodos contables.
Localice la ventana “Lista de periodos contables”,
La lista de periodos contables nuestra una entrada para cada mes, indicando para cada periodo cual es el inicio de ejercicio y si el periodo se encuentra cerrado.
Dynamics NAV es un sistema flexible en el que no se presupone que el ejercicio contable se corresponde con los años naturales pudiendo comenzar por ejemplo en el mes de septiembre, caso de los centros educativos.
Para cerrar un ejercicio, el primer paso es fijar el cierre desde la opción “Fijar Cierre”. Al hacer clic mostrará un aviso que muestra el periodo a cerrar que será el siguiente al ultimo cerrado.
Tras confirmar se marcará como cerrado el periodo contable indicado.
Tras esto se procedería a crear el nuevo ejercicio contable mediante la opción de la cinta de opciones “Crear ejercicio”. El sistema propone la siguiente opción lógica a crear como ejercicio, es decir el siguiente ejercicio no existente
No es obligatorio la ejecución de la opción “Crear ejercicio” tras el cierre de anterior, es decir, es posible crear uno o varios ejercicios correlativos sin haber realizado el cierre de los anteriores.
2.- Regularización
El siguiente paso es la elaboración del asiento de regularización. Como sabrá el plan contable contiene las cuentas de balance, de gastos e ingresos, estas dos últimas se deben regularizar al final de año, en el caso de la contabilidad española, llevar sus saldos a una cuenta 129 (Resultados del ejercicio).
Para ello acceder a la opción “Asiento Regularización”
En esta ventana indicar la fecha final del ejercicio en la que se debe regularizar, esta fecha final es propuesta por el sistema. Debe seleccionar el libro y sección que se desea usar para ello, el número de documento que se desea emplear, asi como el texto o descripción de registro, por ejemplo “Regularización 20XX”. La ventana solicita también una cuenta para ajuste de redondeo de divisas en caso de usar divisas distintas al euro.
Adicionalmente se puede cerrar por:
Empresa: sólo es útil si el asiento de regularización es realizado en una empresa consolidada.
Dimensiones: En este caso a la hora de saldar cada cuenta de gasto o ingreso se agrupa dicho saldo por valores de dimensión realizando un movimiento por cada cuenta, dimensión que arroje saldo a fecha de regularización. Esto es importante cuando el análisis por dimensiones de la empresa analiza los importes de las cuentas de grupo 6 o 7.
Tras informar esos valores (no todos obligatorios) haga clic en aceptar para comenzar el proceso y después de su finalización, acceda al registro de movimientos de contabilidad para visualizar el asiento de regularización cuya recha de registro será una fecha de cierre de Dynamics NAV y es precedida por la mayúscula “U” que indica que es el último apunte en esa fecha de registro (normalmente el ultimo del 31 de diciembre del año regularizado).
3.- Asignar número de asiento periodo
En NAV, como en otros sistemas contables, se pueden introducir asientos sin estar obligados a registrarlos siguiendo una correlación de fechas, sin embargo, a efectos de la emisión de libros oficiales, estos apuntes, deben de estar ordenados por fecha. Es por eso, que antes de la obtención de dichos libros oficiales de diario (normal y resumido) deberá ejecutar el proceso de remuneración de asientos denominado “Asignar número de asiento periodo”.
Para la obtención del libro diario oficial, todos los asientos comprendidos en el periodo a listar deben tener asignada fecha en el campo “número asiento periodo”. Para lograr esto es preciso, como se comentó anteriormente, ejecutar el proceso “Asignar número de asiento periodo”.
Acceda a la ventana “registro movs contabilidad”. Localice el comando “Asignar número asiento periodo” en la solapa ACCIONES para ordenar los asientos del periodo por fecha.
Importante. A partir de la versión 2018 cumulative update 9, esta opción puede ser encontrada dentro de la ventana “Movs. contabilidad” y no en la de registro como en versiones anteriores.
Tras numerar será posible obtener los libros diarios oficiales.
El sistema reserva el nº de asiento 1 para la apertura de saldos del periodo, este asiento no existe realmente registrado como tal y es calculado a la hora de obtener el informe.
4.- Modificar la fecha de registro
Para evitar que algún usuario por error registre algún apunte dentro de un ejercicio regularizado y cerrado se debe de indicar las fechas permitidas de registro en la ventana configuración de la contabilidad.
Con la siguiente configuración el sistema permitirá registrar dentro del año 2009 pero no permitirá registrar movimientos contables anteriores, por ejemplo, en 2018, ni posteriores a 2019
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