Los sistemas ERP como Microsoft Dynamics NAV admiten los procesos “estándar” de una organización. Microsoft Dynamics NAV, integra las mejores prácticas estandarizadas de una forma efectiva y validada a lo largo del tiempo y por miles de empresas, para realizar operaciones comerciales, procesos de almacén, fabricación, etc. Para seleccionar e implementar con éxito un sistema ERP, las capacidades de ese sistema deben compararse con las necesidades reales de una empresa.
En una comparación, todos los ajustes y vacíos (fits and gaps) deben identificarse y analizarse a fondo. Este paso generalmente forma parte de las metodologías de implementación de ERP y se denomina análisis FIT GAP.
El análisis FIT GAP (también llamado análisis gap) es una fase importante de la selección e implementación de un ERP. Determina el alcance del cambio requerido para una solución en particular, así como los requisitos de personalización e interconexión del software. La coincidencia de la funcionalidad del ERP con la forma en que una organización hace negocios es un factor vital para el éxito de una implementación de ERP.
El análisis FIT GAP se utiliza varias veces en las metodologías de implementación del sistema ERP. El análisis FIT GAP de alto nivel, por lo general se lleva a cabo en la fase de selección del sistema de preselección del ERP y se completa de manera detallada durante la fase de análisis del sistema. El análisis FIT GAP generalmente se basa en un documento de requerimientos de proyecto (DRP). El DRP proporciona una lista detallada de los requisitos funcionales, no funcionales, de integración e interfaz y los flujos de procesos empresariales afectados.
El objetivo principal del análisis FIT & GAP es identificar y documentar todos los ajustes y vacíos, seguido de un análisis de cada gap, sugerencias de posibles soluciones y cierre de los gap mediante la selección de la opción más adecuada. Las posibles opciones son:
- Capacidad del sistema ERP estándar: el sistema cumple con las capacidades estándar, sin requerir esfuerzo adicional ni tiempo de configuración.
- Configuración del sistema de ERP: Esto implica elegir entre los procesos de referencia y establecer los parámetros en ERP para reflejar las características de la organización sin cambiar el código fuente de ERP.
- Adaptación de los procesos de una empresa: las mejores prácticas implementadas en el paquete de software se aplican dentro de una organización (enfoque impulsado por la tecnología).
- Adaptación de un sistema ERP a través de la personalización: la adaptación de un sistema ERP es apropiada para aquellas compañías que creen que sus procesos comerciales son mejores que los implementados en un sistema ERP y no quieren perder su ventaja competitiva.
- Agregar una nueva solución comercial y / o proveedor de software: un proveedor externo (proveedor de software independiente, ISV) puede proporcionar una solución vertical o industrial que respalde las necesidades específicas de un cliente.
- Proporcionar una solución para que la empresa pueda funcionar: las necesidades empresariales no serán compatibles y se documentarán como fuera del alcance o previstas para futuras versiones.
El análisis FIT & GAP tiene importantes consecuencias para el éxito del proyecto. Una de las métricas de salida del análisis es el grado de ajuste. El grado de ajuste es un indicador de alineación de los procesos empresariales con la funcionalidad del sistema ERP estándar. Se calcula como la suma de todas las necesidades empresariales que se ajustan, divididas por todas las necesidades empresariales. Además de las capacidades estándar del sistema ERP, las necesidades del negocio clasificadas como aptas son las configuraciones del sistema ERP y las adaptaciones de los procesos de la empresa. Además, cada necesidad empresarial debe ser ponderada en términos de su importancia (por ejemplo, leve o crítica).
A pesar de que la métrica es solo una estimación, proporciona una descripción general de alto nivel y la comprensión del riesgo del proyecto. Un bajo grado de ajuste también podría llevar a la decisión de seleccionar otro sistema ERP o rediseñar los procesos comerciales para cumplir con el sistema estándar.
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