Tengo una pequeña o mediana empresa ¿qué software de gestión y contabilidad he de implementar? ¿qué modelo es el correcto? ¿qué he de tener en cuenta?
Ha llegado el momento del cambio. Tras algunos años de explotación comprueba que su actual sistema ha quedado obsoleto y pequeño, las organizaciones evolucionan y su empresa no se quedó atrás, ni el número de operaciones, ni la complejidad de las mismas son lo que eran hace algunos años… siempre puedo encargar el análisis y la decisión de compra a un tercero, hay empresas consultoras que se encargan de esto… pero ¿resultará caro?. Por otro lado ¿de que tiempo dispongo?, ¿podre involucrarme personalmente en este cambio?, ¿mi personal está motivado para el cambio?….
Antes de elegir una opción de implementación ERP para su empresa, es una buena idea evaluar el ROI logrado en cada uno de los escenarios posibles. Esto se debe hacer con una visión a largo plazo donde también se represente el crecimiento de usuarios. Por otra parte la opción elegida deberá tener sentido no solo desde el punto de vista de costes, sino también desde la perspectiva de conseguir sus objetivos de negocio, tecnología, cumplimiento de seguridad y operativos o de rendimiento. Pero el cálculo de ROI, como comprenderá no es inmediato y requiere para que su resultado sea real la medición exhaustiva de ciertas variables. Esto le va a tomar cierto tiempo que entiendo necesario para que la decisión sea la correcta.
No obstante en este artículo le propongo que tome una primera decisión, siga avanzando en la lectura, realice un pequeño esfuerzo mental en cada párrafo y antes de que finalice ya tendrá decidido, al menos, el modelo de ERP que necesita para su empresa.
Examine detenidamente las siguientes cuestiones:
- ¿Prefiere que su inversión en el ERP sea una inversión por adelantado –sin perjuicio de posible financiación -, o quizá un gasto operativo que se vea como un modelo de suscripción periódica?
- ¿Dispone de personal de TI dedicado y cualificado para dar soporte a una implementación local o prefiere descargar las tareas de gestión de software y el servidor a un proveedor externo?
- ¿Su empresa tiene fuertes fluctuaciones o estacionalidad en el uso de software ERP?
- ¿Existen requisitos de cumplimiento que restringen el almacenamiento y gestiona de datos fuera de los firewalls corporativos?
De la respuesta a estas 4 preguntas surge la base del modelo que debe seguir:
Local, nube pública, hospedaje de aplicaciones o nube privada.
Local
Con una implementación local de ERP, la infraestructura de servidores y software son propiedad de la empresa, residen dentro de los límites de la organización o el firewall y están a carga de un equipo de TI presencial (ya sea de la propia empresa o de un socio tecnológico). Esto permitirá mantener un control total sobre datos y aplicaciones. Por otra parte, el cliente controla la disponibilidad del sistema, el tiempo de actividad, la seguridad y los objetivos de recuperación ante desastres.
Aunque la implementación de una solución ERP local se asocia típicamente a un coste de inversión por adelantado, a largo plazo y con el crecimiento del número de usuarios la solución puede ofrecer un TCO – Coste total de propiedad – inferior al de un modelo de suscripción basado en la nube. Deberá evaluar las siguientes razones:
Normalmente hay un punto en el que queda pagada la inversión inicial, sin embargo, con la nube, los costos de suscripción son recurrentes.
Ya que los servicios basados en la nube se pagan como una utilidad (costes variables), la solución puede llegar a ser menos rentable cuando la organización sigue creciendo. Con el crecimiento de usuarios, los costes de suscripción pueden llegar a ser mayores que las inversiones amortizadas.
Con el crecimiento, los costes de ancho de banda de la red pueden afectar de forma significativa en los presupuestos de la empresa.
Nube Pública
La mayoría de proveedores de nubes públicas ofrecen una solución ERP de autoservicio preconfigurada que se puede implementar rápidamente, lo que proporciona la agilidad empresarial que desean las pequeñas y medianas empresas.
Uno de los grandes impulsos hacia una solución ERP en la nube es la reducción de las inversiones que afectan a la compra de hardware, software y espacio en el centro de datos de una implementación local. Una cuota de suscripción predecible proporciona a la empresa control y visibilidad de los gastos operativos, mientras que reduce sus costes de puesta en marcha. Otra característica esencial de la solución ERP en la nube pública es la elasticidad de la solución, lo que permite dotar de una infraestructura dinámica a medida que la demanda empresarial aumenta o disminuye. El modelo de pago por uso garantiza que el cliente no tiene recursos comprometidos insuficientes o excesivos en su centro de datos ya que el proveedor de la nube proporciona y libera la infraestructura de forma transparente. Por ejemplo, la capacidad de agregar o quitar usuarios según sea necesario es útil para las empresas que tienen personal variable, como las empresas que basan su actividad en proyectos.
Podrá reducir sus gastos generales de TI, reduciendo al mínimo los costos que afectan a la creación y formación de un soporte interno de TI y un equipo de desarrollo. Además, deberá preocuparse menos de la implementación del software y las actualizaciones de seguridad, las tareas de mantenimiento y Backup. Estas actividades ahora las presta el proveedor de la nube, el tiempo de actividad de sistema normalmente está regulado por un contrato de nivel de servicio (SLA). Por otra parte, la implantación de cambios en el ERP en la nube es más rápido ya que pueden transferirse simultáneamente a todas las ubicaciones de la empresa con una escasa latencia de implementación. Estos beneficios liberan los recursos de TI de la empresa para otras tareas que agregan valor al negocio.
Hospedaje de aplicaciones
Es una variante. Ciertos partner proporcionan un modelo de hospedaje de aplicaciones privado para el suministro y uso de ERP. Es similar a una implementación local, pero en vez de clientes que administran su propio centro de datos, la infraestructura y la administración de aplicaciones está a cargo de un partner del canal que ofrece servicios de hospedaje. Esto permite a las PYMEs que carecen de personal TI dedicado, aprovechar la experiencia del partner y también reducir sus gastos de TI.
Con una solución hospedada puede lograr muchos de los beneficios de la virtualización, la escalabilidad y la externalización de una nube pública.
Nube privada
Al hospedar la solución ERP en servidores dedicados dentro los firewalls de la empresa, una solución de nube privada consigue el control inherente, la fiabilidad, la seguridad, el cumplimiento y las ventajas de una implementación ERP local. La aplicación se ejecuta en una plataforma de una sola empresa que puede incluir varios clientes (por ejemplo distintas unidades de negocio de la empresa)
Con las nubes privadas, el servidor y la infraestructura de red están diseñados para lograr una alta fiabilidad y rendimiento. Las CPU de varios núcleos y una infraestructura de red de un alto ancho de banda permiten la virtualización, una mejor agrupación de recursos y un escalado sencillo y progresivo que normalmente solo se encuentra en una implementación de nube pública. La virtualización aumenta aún más el uso del servidor, reduce los costes de infraestructura y mantenimiento y mejora la eficiencia de energía del centro de datos.
En este modelo también se simplifican las tareas de personalización e integración en comparación con un hospedaje multiempresa. Por otra parte las empresas tienen la opción de reducir sus inversiones mediante el arrendamiento de la infraestructura de la nube privada y la externalización de la administración de la infraestructura a un proveedor de la nube.
ERP con sus condiciones
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