Ya hemos llegado a esa etapa del año en la que los presupuestos contables para 2024 están listos y preparados con cuidado.
Ahora, el siguiente paso crucial es cargar toda esa información en Microsoft Dynamics Business Central para comenzar la comparación con las cifras financieras reales.
Pero, como sabemos por experiencias anteriores, la funcionalidad de presupuestos en Business Central puede ser un tanto «quisquillosa».
Aquí tienes cuatro consejos prácticos para que esa carga de datos sea rápida y sin complicaciones.
1. Exportar e Importar: El Paso Fundamental
Lo primero y más importante es exportar e importar. Puedes optar por exportar un presupuesto existente o incluso uno en blanco.
Exportar un presupuesto como el primer paso te proporcionará una plantilla de trabajo que puedes llenar con tus datos, incluyendo dimensiones. Al comenzar con esta plantilla, ya habrás recorrido la mayor parte del camino hacia la carga exitosa en Business Central.
2. Validar Datos con Listas Desplegables
Si estás utilizando dimensiones, es crucial validar los datos contra las listas desplegables. Asegúrate de que todas las líneas presupuestarias que utilizan dimensiones solo utilicen nombres válidos de dimensión.
Cualquier desviación de los valores admisibles en Business Central puede resultar en errores durante la carga o, peor aún, la carga incorrecta de los datos.
Un ejemplo claro sería si tienes una dimensión llamada «Proyecto» y usas «Proy» en lugar de «Proyecto», esto podría generar problemas. Por lo tanto, verifica y ajusta para evitar inconvenientes.
3. Eliminar Formatos de Números
Una vez que hayas copiado y pegado o escrito los números en la plantilla de Excel, es vital que utilices los formatos de Excel «General» en todas las celdas numéricas.
Business Central solo acepta el formato de la plantilla, y utilizar otros formatos, como el uso de comas en los números, provocará errores durante la importación de presupuestos.
Imagina el estrés de descubrir que una serie de errores se deben simplemente a un formato de número incorrecto. Ahórrate esos dolores de cabeza siguiendo esta recomendación.
4. Estrategias para Cargas Nuevas y Versiones Posteriores
La opción «Añadir movimientos» es ideal para cargar presupuestos completamente nuevos, ya que añadirá entradas a las existentes. Sin embargo, si necesitas cargar una segunda o tercera versión, o realizar alguna corrección, siempre utiliza la opción «Reemplazar movimientos» en lugar de «Añadir». Además, si te encuentras atascado con errores persistentes, a veces, empezar de nuevo borrando el presupuesto y recargándolo desde el principio es la mejor opción.
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Si alguna de estas recomendaciones genera dudas, no dudes en consultarnos. Como ABD Consultoría y Soluciones Informáticas, expertos en gestión y con una amplia experiencia en la implantación de ERP de Microsoft, estamos aquí para proporcionar aclaraciones y garantizar que tu proceso de carga de presupuestos en Business Central sea fluido y sin complicaciones.
En resumen, aunque la carga de presupuestos en Business Central pueda presentar desafíos, con estos cuatro consejos prácticos respaldados por nuestra experiencia, estarás mejor preparado para enfrentarlos. ¡Adelante y haz que esa comparación de cifras financieras sea lo más eficiente posible!
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