Existen dos circuitos para conciliación de bancos en Dynamics 365 Business Central.
En primer lugar, podemos utilizar la funcionalidad de conciliación bancaria, que tal vez es la más conocida, pero también puedes utilizar el diario de conciliación de pagos.
Eso sí, existen diferencias en cuanto a la funcionalidad que ofrecen ambos procesos. En este blog nos proponemos repasar ambos circuitos y resaltar sus diferencias para que puedas decidir cual es el más idóneo para tu empresa.
Conciliación bancaria
La funcionalidad de conciliación bancaria se utiliza para comprobar que los movimientos bancarios registrados en Business Central y el saldo de las cuentas coinciden con el extracto del banco.
La conciliación bancaria también es una forma práctica de descubrir y resolver pagos faltantes y errores de contabilidad.
Si quieres realizar la conciliación bancaria en Business Central tienes que tener en cuenta que:
- Con el circuito de conciliación bancaria ya tienes los movimientos registrados en Business Central y el proceso que realizas es para comprobar que los tengas todos o si sobra o falta alguno.
- La funcionalidad de conciliación bancaria te permite llevar a un diario los movimientos del extracto, que no tienes registrados en Business Central, pero no te propone cliente/proveedor ni factura a liquidar, debes indicarlo manualmente. Una vez registrados, tendrás los movimientos preparados para conciliar con el extracto del banco.
- Es recomendable utilizar el proceso de conciliación bancaria en empresas en las cuales dos personas distintas realizan el circuito de registro de cobros/pagos y el de conciliación bancaria o que una misma persona realice los dos circuitos separadamente.
- Una vez realizada la conciliación bancaria, podremos consultar los extractos generados y ver el detalle del saldo en una fecha concreta.
En la imagen anterior, vemos los movimientos que hemos llevado al diario desde la conciliación bancaria. En el campo ‘Descripción’, nos incluye los datos que nos facilita el extracto bancario, pero no busca la correspondencia con ningún cliente o proveedor, ni con ningún documento a liquidar.
Diario de conciliación de pagos
El diario de conciliación de pagos se usa para importar los extractos bancarios, para generar los movimientos de banco en Business Central, con la posibilidad de conciliar el banco a la vez que se registra el pago. Tienes que tener en cuenta que:
1. En este proceso no dispones de los movimientos registrados en Business Central y lo que vas a hacer es justamente importar el extracto bancario para generar los movimientos en el ERP.
2. El diario de conciliación de pagos dispone de una funcionalidad de reglas para asignar un matching. La lógica que rige cómo se compara automáticamente el texto de pago con la información de movimiento se configura en la página Reglas de liquidación de pago como una serie de reglas priorizadas que se pueden editar. Con estas reglas conseguiremos que busque el cliente/proveedor y busque la factura a liquidar; y nos los proponga en el diario a registrar.
3. Ofrece la posibilidad de simplemente registrar los movimientos y realizar la conciliación bancaria a posterior o, directamente, podemos dar por conciliados los movimientos que registramos.
4. Si utilizas esta opción, se registran y concilian automáticamente, los movimientos de banco te aparecerán marcados como conciliados
En la imagen anterior del Diario de Conciliación de pagos, vemos que además de generar las líneas del extracto a registrar, nos propone el cliente o proveedor al que asignar el cobro/pago y el documento a liquidar. En el campo ‘Confianza’ de la correspondencia, nos indica la probabilidad de que la correspondencia sea correcta o no, y mediante la opción ‘Revisar’ podremos comprobarla y modificarla.
Desde las cuentas bancarias, podremos acceder a los extractos importados desde la conciliación bancaria y los diarios de conciliación de pagos que hayamos marcado para conciliar además de registrar. La diferencia desde donde se han importado se observa por la fecha de extracto y saldo final de extracto que no los rellena si se realiza desde el diario de conciliación de pagos.
¿Que opción debo elegir?
Para considerar utilizar una funcionalidad o la otra es muy importante que tengamos en mente la estructura de la empresa y los circuitos internos.
Por regla general podríamos decir que si el circuito de conciliación bancaria y el registro de cobros lo realizan dos personas diferentes, se deben realizar dos procesos diferentes y no podríamos utilizar el diario de conciliación de pagos para conciliar automáticamente, solo para registrar los pagos.
Por otro lado, si todo el proceso lo realiza la misma persona y realmente genera los movimientos de cobro y pago desde el extracto bancario, sería recomendable utilizar el diario de conciliación de pagos para ganar en agilidad.
En cualquiera de las dos opciones, puedes combinar la funcionalidad estándar de Business Cantral con la extensión IQ Banking.
Mediante IQ Banking puedes descargar los movimientos bancarios con tan solo un clic. Tienes mas información sobre IQBanking en este post
Para un asesoramiento más personalizado sobre tus procesos y qué funcionalidad utilizar, no dudes en ponerte en contacto con nosotros desde el chat.