Llegó el día. Hemos asistido a muchas reuniones de Teams a las que nos han invitado y simplemente con dar a un enlace hemos asistido sin problemas. Otros se han encargado de invitar a los asistentes y preparar la reunión. Pero hoy, se da el caso, de que quien necesita lanzar una reunión soy yo. Tengo que buscar a los asistentes a la reunión, programa fecha y hora y asegurarme de que todas las personas a las que tengo que invitar les llega la invitación y verificar su asistencia.
Si se nos da el caso anterior bastaría con ir al calendario de Teams y configurar la reunión pero tendríamos que buscar los usuarios y añadirlos. Es el procedimiento normal para este tipo de casos. Pero desde estas líneas vamos a mostrar una forma más eficiente de crear y organizar reuniones desde Teams: y más concretamente, desde un canal de Teams.
Una práctica muy común, entre las empresas que usan Microsoft 365, es crear equipos de Teams. En una manera de agrupar y optimizar el trabajo entre los usuarios que tiene intereses comunes o trabajan en proyectos conjuntamente. A su vez, dentro de los equipos podemos crear canales para concretar aún más estos trabajos. Normalmente, a estos canales tendrán permiso de acceso las personas necesarias y no tienen porque ser todas las personas que tienen permisos para ver el equipo completo. Pues bien, llegados a este punto, vamos a mostrar como crear reuniones con las personas de un canal sin aplicar prácticamente ningún esfuerzo.
Para ello, tenemos que acceder a nuestro canal de Teams, dentro del equipo. En este caso, accedemos al canal «Ventas Sur» en el equipo «Ventas en España».
Tenemos nuestros motivos para mantener una reunión con los intervinientes de este canal, bien para tratar un tema urgente, bien para programar una reunión a futuro. Para ello tenemos que ir a la parte superior derecha de la pantalla, una vez dentro del canal, y usar la opción de «Reunirse». Si damos a la flecha, vemos que nos aparecen dos opciones: «Reunirse ahora», lo cual hará que en tiempo real se produzca una llamada a todos los miembros del canal: o «Programas una reunión» con lo cual podremos programar la reunión para otra hora u otro día.
En el caso de «Reunirse ahora», el sistema nos dará la bienvenida a la reunión:
Y al pulsar «Unirse ahora», el sistema nos da la opción de copiar vínculo para enviar a quien deseemos, o añadir participantes.
Si damos a «Añadir participantes», nos aparecerán los miembros del canal como Sugerencia, lo que nos facilitará la selección de intervinientes en la reunión.
Si volvemos al paso anterior y en lugar de selecciona «Reunirse ahora» seleccionamos «Programar una reunión», nos aparecerá la interfaz para programar la reunión ya con los miembros del canal unidos por defecto. Tan sólo tendremos que poner la fecha y la hora de la reunión y un título.
Hemos mostrado como crear un reunión con los miembros de un canal de Tams de forma rápida y sencilla. Muchas veces perdemos tiempo en crear una reunión porque no tenemos claro a quien invitar, cómo y de donde conseguir los asistentes. Con esta manera que hemos mostrado lo tenemos fácil y organizar una reunión se presenta inmediato y sin complicaciones.
Si desea más información sobre los equipos de Teams, sobre Teams o sobre cualquier otra herramienta de Microsoft 365, no dude en contactar con nosotros por nuestros canales habituales y le ayudaremos.