La Guía de Licenciamiento de Business Central describe el plan Team Members (suscripción) y los términos de su licenciamiento a un alto nivel, en este post, extraído y traducido de documentación de Microsoft publicada en mayo de 2019, se describe el plan Team Members con más detalle y también trata de describir cómo los usuarios trabajan en Business Central
¿Qué puede hacer un usuario al que se le asigne un plan Team Members?
Como se describe en la guía de licencias, el plan Team Members es para los usuarios que «no están atados a una determinada función» y que solo necesitan «funcionalidad básica «, como «acceso de lectura, así como algo de acceso de escritura para algunas tareas ligeras”.
Los usuarios de Dynamics 365 Business Central Team Members pueden hacer lo siguiente:
• Leer cualquier cosa dentro de Dynamics 365 Business Central
• Modificar los registros de clientes, proveedores y artículos que ya están creados.
• Modificar movimientos cuando esta modificación es permitida desde una perspectiva contable, como por ejemplo la fecha de vencimiento en los movimientos de cliente.
• Aprobar o rechazar tareas en todos los flujos de trabajo asignados al usuario.
• Crear, editar o eliminar una oferta.
• Crear, editar o eliminar información personal.
• Completar a los Partes de horas para proyectos.
• Utilizar PowerApps para Dynamics 365.
Nota: De acuerdo con la guía de licencias, debe tener al menos un usuario Essential o Premium para tener usuarios Team Members.
¿Qué opciones sobre permisos hay en el plan Team Members?
El plan Team Members da acceso a ciertas operaciones en un subconjunto de tablas en el sistema. El acceso se define por los permisos dentro del plan Team Members, que se encuentran en los siguientes conjuntos de permisos:
| Conjunto de Permisos | Para que es: |
| D365 Read | Proporciona acceso de lectura a todas las tablas |
| D365 Team Members | Da acceso de escritura, eliminación y modificación a un subconjunto de tablas, es decir, da acceso a crear una oferta de venta, a modificar un pedido de venta, modificar una ficha de proveedor, etc. Básicamente define lo que el usuario de Team Members puede hacer |
| Local | Brinda acceso de escritura, eliminación y modificación a todas las funciones locales. |
| D365 Seguridad | Brinda acceso para administrar usuarios. No está asignado a Team Members por defecto, pero pueden ser asignados si es necesario |
| D365 TROUBLESHOOT | Da acceso a herramientas para solución de problemas. |
Una forma fácil de ver los permisos combinados de un usuario determinado es ir a la página “Effective Permissions” se puede acceder a ella desde la lista de usuarios o desde la ficha de usuario.
Además de lo anterior, el plan Team Members, también incluye permisos para el rango completo de objetos para extensiones y personalizaciones, así como a PowerBI, PowerApps y MSFlow.
Para facilitar la creación de un usuario Team Members, se ha creado un usuario D365 SECURITY y un usuario TROUBLESHOOT, esto facilita la configuración de usuarios Team Members
La configuración predeterminada para los Team Members se ve así:
Para ver los detalles de los permisos, puede consultar la página “Permisos” para cada conjunto de permisos. La página muestra qué permiso de lectura, inserción, modificación o eliminación se concede para cada objeto de la tabla.
¿Cómo puedo probar el plan Team Members antes de comprarlo?
Puede configurar un usuario con los mismos privilegios de acceso (permisos) que un usuario Team Members incluso cuando solo se ha registrado con un plan de evaluación, es decir, si se acaba de registrar para probar el producto y no ha comprado un plan todavía.
Nota: Si ya tiene usuarios con Team Members asignados, puede trabajar estas pruebas con tenant en un sandbox.
Para preparar un usuario Team Members de prueba, debe realizar estos pasos:
1. Vaya a la lista de Usuarios.
2. Seleccione el usuario (o seleccione Editar) para editar el usuario.
3. Elimine todos los grupos de usuarios y todos los conjuntos de permisos del usuario.
4. Asigne el grupo de usuarios D365 TEAM MEMBERS al usuario.
La configuración del usuario ahora debería verse como la configuración de usuario predeterminada de los Team Members que se muestra en la sección anterior
¿Qué permisos hay en el plan Team Members?
El Centro de funciones predeterminado para un nuevo usuario es Business Manager, pero para los usuarios Team Members, el valor predeterminado es el rol center Team Members. Por lo tanto, debe cerrar sesión y entrar y seleccionar manualmente el Centro de roles correcto.
1. Inicia sesión como usuario de los miembros del equipo.
2. Elija Mi configuración.
3. En el campo Centro de roles, seleccione Team Members
Cuando utiliza este usuario de prueba para ver cómo funciona un usuario de Team Members, todavía es un usuario de demostración (que tiene los mismos permisos que un usuario del plan Premium), solo restringido por los permisos asignados. Esto significa que en algunos escenarios donde el sistema valida el plan asignado, no experimentará la validación como lo haría un usuario real Team Members. Por ejemplo, cuando un usuario de Team Members crea un pedido de venta, que no es permitido por los miembros del Equipo, se muestra un mensaje para explicar esto tan pronto como el usuario intenta crear el pedido. Esto no ocurrirá con este usuario de prueba, donde solo se le informa que no tiene el derecho / permisos para realizar la tarea.
Para un usuario real de Team Members, el sistema detecta cuando el usuario intenta crear un nuevo pedido de venta.
Para un usuario Essential con un grupo de usuarios de Team Members asignado, el sistema solo detecta que permisos faltan cuando el usuario intenta registrar un nuevo pedido de venta.
¿Los usuarios de Team Members pueden trabajar con extensiones?
Sí, un usuario de Team Members puede trabajar con extensiones, tanto propias como de terceros que encuentre en App Source, también podrá trabajar con las extensiones por-tenant que cree al personalizar su tenant.
Tanto para terceros como para extensiones por tenant, solo puede permitir que los Team Members usen 15 entidades personalizadas (objetos de tabla) por sesión de usuario. Esta restricción está configurada para alinear la oferta de los Team Members con otras ofertas similares de Microsoft.
Nota: esta restricción aún no se aplica técnicamente, pero lo será en una actualización futura, por lo que el cumplimiento de esta restricción es imprescindible si desea evitar ser bloqueado cuando la restricción se aplique técnicamente.
Si desea restringir el uso de una extensión por parte de los Team Members, debe crear un Permiso específico, establecer que accesos restringen y deberá asignarlo a los usuarios.
Los usuarios de Team Members no pueden instalar extensiones. Un usuario completo (ya sea usuario Essential o Premium) o un usuario administrador delegado debe encargarse de la instalación de extensiones.
¿Pueden trabajar los usuarios Team Members con PowerBI, PowerApps y Microsoft Flow?
Sí, puede usar PowerBI, PowerApps y Microsoft Flow como usuario de Team Members.
Los datos que recupere y el uso en estos productos estarán restringidos por el propio plan Team Members, es decir, si está usando un Power App para crear pedidos de venta, puede leer todos los pedidos de venta, pero solo modificar los existentes. No se puede crear nuevos pedidos de venta ya que esto no está permitido.
Nota: Debe tener una cuenta válida con estos productos para usarlos. PowerBI, MS PowerApps, y Microsoft Flow, todos vienen en versiones de prueba que puede usar en un período limitado antes de que decida comprar.
¿Cómo se compara el Plan Team Members con la licencia de Usuario Limitado en Dynamics NAV?
NAV 2018 viene con una licencia de usuario limitada. Esto cambió a la licencia Team Members con el lanzamiento en octubre en 2018 de Business Central on premises.
Como el plan Team Members (versión en la nube) es diferente de la licencia de miembros del equipo (versión local) usted no se puede desarrollar para ambos sin tener en cuenta los accesos que el plan (nube), y la licencia (local) otorgan al usuario respectivamente.
Si tiene un complemento local que funciona para los miembros del equipo (local) y desea pasar a la nube como una extensión para Business Central SaaS tendrá que desarrollar y probar para los Team Members en la nube.
Licencia de Team Members (local) comparada con el plan Team Members (nube)
La licencia Team Members (local) proporciona acceso completo a todas las tablas *, pero solo permite al usuario escribir en 252 tablas específicas más 3 tablas adicionales opcionales (*el acceso de escritura se excluye para tres tablas específicas).
¿Puedo usar usuarios de Team Members en imágenes de Docker?
Las imágenes de Docker le permiten emular a los usuarios de los Team Members de manera similar a como se describe en la sección «¿Cómo puedo probar el plan de los miembros del equipo antes de comprarlo?». El plan Team Members no está vigente aquí y como administrador, puede cambiar los permisos en el conjunto de permisos D365 Team Members más allá de lo que está restringido por el plan de los miembros del equipo. Así que cuando pruebas en imágenes de Docker, debes seguir usando solo los grupos de usuarios predeterminados y los conjuntos de permisos para los miembros de los Team Members.
Otras cosas que debe saber sobre el plan / usuario de los miembros del equipo
1. El primer usuario (pagado) que ingresa a Business Central no puede ser un usuario de Team Members. Porque al menos se requiere un usuario completo (Essential o Premium) para el inquilino antes de que un usuario de Team Members pueda unirse, se requiere que un usuario completo inicie sesión primero. El primer inicio de sesión del usuario obtiene el permiso SUPER, y eso probablemente no sea lo que debería tener el usuario de los Miembros del Equipo.
2. Los usuarios de Team Members no pueden crear nuevas empresas. Esta es una tarea que cae fuera de su alcance de trabajo. Cuando un usuario de Team Members elige las acciones Crear nueva compañía o Copiar compañía en la página Empresas, aparece el siguiente mensaje de error:
Nota: Este problema no se puede resolver agregando el conjunto de permisos SUPER al usuario, al ser un usuario de tipo Team Members, el propio plan restringirá los permisos de usuario.
3. Cuando cambia la configuración del usuario asignando diferentes planes a los usuarios en el Portal de Office, el usuario «administrador» debe ingresar al usuario a la lista de usuarios y elegir la acción Actualizar todos los grupos de usuarios para actualizar los cambios en Business Central.
Si desea mas información sobre licenciamiento en Business Central no dude en contactarnos en el 954 93 28 50