El ladrón de mi tiempo
Desde hace ya algunos años el correo electrónico se ha convertido en uno de los medios de comunicación más importantes en nuestro entorno laboral. Según algunas estadísticas se calcula que recibimos una media de 100 correos diarios. Esto ha provocado que el correo sea uno de los mayores ladrones de tiempo en el día a día. La Clave para que esto no ocurra es adquirir buenos hábitos y conocer a fondo su herramienta habitual de correo electrónico.
Os invito a conocer 10 consejos que deberá seguir de Outlook 2019 para ser más productivo. Que lo aplique correctamente puede ahorrarle mucho tiempo.
Con el objetivo de conseguir que su bandeja de entrada no le robe más tiempo del estrictamente necesario para poder concentrarnos en lo realmente importante, es imprescindible que cada correo que reciba sea procesado y determine en cada uno de los mensajes recibidos a diario que acción va a requerir.
Existen multitud de artículos basados en la gestión del tiempo enfocadas en optimizar la gestión de su correo en Outlook. Sin entrar en detalles, queremos recordar una de las reglas en la que se basan muchos de estos métodos a la hora de procesar un mensaje: la regla de las 4 Ds. Según esta regla, al procesar un mensaje, solo podrá tomar cuatro decisiones con el objetivo de que ese correo sea correctamente clasificado desapareciendo de la bandeja de entrada.
La regla de las 4 Ds se basa en:
Descartar/Delete: si no aporta valor, eliminar o archivar (sólo si puede tener valor en un futuro).
Delegar: delegar y guardar para seguimiento si es necesario.
Do it (hágalo!): cuando se trate de una tarea muy pequeña que requiera menos de 2’, hágala.
Diferir (tareas que requieren más de 2’ y no puede delegar):
Ejemplos:
- Crear una cita en el Calendario (sólo para cosas que puede hacer en un día concreto)
- Crear una tarea en el gestor de tareas habitual.
- Adquirir algunos buenos hábitos junto a la utilización de algunas de las funcionalidades de Outlook, puede ayudarle a ser más productivo. Le invitamos a poner en práctica las siguientes acciones.
ACCIÓN 1: Bandeja de entrada prioritaria (antes Otros correos)
ACCIÓN 2: Qué hacer con un archivo adjunto. A partir de ahora, si dispone de sus documentos almacenados en OneDrive o SharePoint, podrá elegir entre adjuntar un archivo de la manera tradicional o compartirlo mediante un vínculo a ese archivo estableciendo si desea otorgar permisos de edición o solo lectura. Además, Outlook 2016/9 y Outlook en la web realiza un seguimiento de los archivos en los que ha trabajado recientemente y se los mostrará en el momento que desee adjuntar un archivo para facilitarle en envío.
ACCIÓN 3: Uso de categorías de color. Utilizar las categorías de color en Outlook le ayudará a organizar su bandeja de entrada. Las categorías permiten etiquetar correos, citas, contactos y tareas, con las categorías que se hayan definido previamente o aquellas predeterminadas. Esto le ayudará a identificar fácilmente un correo o una cita y le será de gran ayuda en el momento de realizar una búsqueda filtrando por categorías.
ACCIÓN 4: Reglas. Las reglas son una de las capacidades más interesantes de Outlook. Utilice las reglas que le ofrece Outlook para dedicar menos tiempo a organizar su bandeja de entrada automatizando ciertas acciones. Por ejemplo, podría crear una regla para mover todos los correos de su jefe a una carpeta determinada.
La regla se ejecutará cuando cumpla los criterios indicados y consta siempre de tres elementos:
- Condición
- Acción
- Excepción. Crear una regla: “Diferir la entrega de correo N minutos”
ACCIÓN 5: Formato condicional. El formato condicional le ofrece la ventaja de automatizar diferentes acciones sobre los correos de su bandeja de entrada. Creando una regla de formato
condicional podrá hacer que los mensajes que cumplan determinadas condiciones se le apliquen ciertos atributos (cambiar el color de la fuente, la fuente y/o el estilo).
Por ejemplo, cree una regla condicional para destacar todos aquellos correos de un determinado destinatario por considerarlo importante, cambiando el color de la fuente.
En el siguiente Post, veremos el restos de Acciones.
- Pasos rápidos
- Elementos rápidos
- Carpetas de búsquedas
- Plantillas de correo electrónico
- Outlook Customer Manager
ABD Consultoría y Soluciones Informáticas, a través de las herramientas de productividad como es Office 365 (Outlook), le ayudaremos y asesoraremos a que el tiempo no sea su ladrón y si su herramienta productiva de éxito.
