Dynamics NAV y Office 365. Una combinación perfecta
Usar Dynamics NAV como su bandeja de entrada de empresa en Office 365
Dynamics NAV introduce la posibilidad de gestionar las interacciones comerciales con sus Clientes y Proveedores directamente en Microsoft Office 365. Con los complementos de Office 365 de Dynamics NAV, puede ver los datos financieros relativos a los clientes y los proveedores, así como crear y enviar documentos financieros, como por ejemplo presupuestos y facturas.
En Dynamics NAV, uno de los pasos en la guía de configuración de Introducción es la ventana Dirija su empresa desde Office 365. En dicha ventana, cuando selecciona el botón Registrarse en Outlook, debe especificar su nombre de usuario y contraseña de Office 365. Los complementos Dynamics NAV se agregan automáticamente a su Office 365.
A continuación, cuando abre Office 365, verá los correos electrónicos del administrador de Dynamics NAV. Se agrega el nuevo complemento a la cinta de opciones de Office 365 y en el acceso red para Office 365, puede verlo en la cinta de complemento inmediatamente superior al cuerpo del correo electrónico. El complemento se actualizará periódicamente y recibirá la notificación de que tiene lista una nueva versión en Office 365.
Algunas empresas que usan Office 365 restringen los permisos de los usuarios para implementar complementos. Debe asegurarse de que tiene una suscripción a Office 365 que incluye correo electrónico y permite implementar complementos. Si desea probar el complemento de todos modos, puede probar Office 365 gratis
Usar el complemento Información del contacto: Supongamos que recibe un correo electrónico de un cliente que desea obtener una oferta de algunos productos. Puede abrir el complemento Dynamics NAV directamente en Office 365, que reconoce al remitente como cliente y abre la ficha de cliente para su empresa. Desde este panel puede ver la información general del cliente, así como analizar en más detalle documentos específicos. También puede rebuscar en el historial de ventas del cliente. Si es un cliente nuevo, puede crearlo como nuevo en Dynamics NAV sin salir de Office 365.
En el complemento puede crear un presupuesto de ventas y reenviarlo a su cliente sin abandonar la ventana de Office 365. Toda la información que necesita para enviar el presupuesto de ventas está disponible en su bandeja de entrada de empresa de Office 365.
Una vez tenga los datos introducidos puede registrar el presupuesto. Puede enviarlo por correo
electrónico. Dynamics NAV genera un archivo .PDF con el presupuesto de ventas y lo adjunta al mensaje que tiene como borrador en el complemento.
De igual forma, si recibe un correo electrónico de un proveedor, puede utilizar el complemento
para trabajar con proveedores y facturas de compra. En ocasiones desea ver más campos de los que puede ver en el complemento, como cuando desea rellenar líneas en una factura. Para darle un poco más de espacio para trabajar con eso, puede abrir una ventana emergente con el complemento. Sigue formando parte de Office 365, pero dispone de más espacio. Cuando introduce datos en el documento en la vista de ventana emergente, los cambios se guardan automáticamente. Cuando haya terminado de introducir datos en el documento puede elegir el botón Aceptar. Seleccionando el marco del complemento en Office 365 se actualiza automáticamente el documento con los cambios que haya hecho en la vista de ventana emergente.
Crear facturas de las citas de reunión: Algunos empresas registran todas las citas facturables en el calendario de Office 365. Con Dynamics NAV, puede crear la factura para el cliente directamente en el producto de calendario: abra la cita y, a continuación, puede abrir el complemento Dynamics NAV, buscar la información existente o crear una factura u otro documento de venta directamente.
Búsquedas rápidas en el documento: El complemento Vínculos de documento de Dynamics NAV le da un acceso más rápido a los documentos mencionados en los mensajes de correo electrónico. El complemento está disponible para un mensaje si se reconoce el nombre de un documento en el cuerpo del correo. Abrir el complemento le proporciona un acceso rápido al documento.
Por ejemplo, si recibe un mensaje de correo electrónico que menciona el texto S-QUO100, Dynamics NAV lo identifica como un presupuesto de venda y de esta manera puede abrir ese documento en Office 365. En Office 365 haga clic en el botón inmediatamente superior al cuerpo del correo Vínculos de documento. En la aplicación web de Office 365 seleccione el texto S-QUO1001 en el cuerpo del mensaje.
En el complemento Vínculos de documento puede modificar y realizar diferentes acciones con el documento de la misma forma que lo hace en Dynamics NAV.
Si desea conocer más funcionalidades interesantes dentro de la integración entre Dynamics NAV y Office 365, póngase en contacto con nosotros y le asesoramos.
Fuente: Microsoft.