Una de las principales ventajas de Office 365 es la posibilidad que nos brinda de colaborar entre diferentes usuarios de nuestra organización de forma rápida y sencilla. Otra de las principales ventajas es la posibilidad de acceder a nuestros recursos en la nube desde cualquier dispositivo con todas las funcionalidades y todos nuestros datos actualizados.
Si a esto añadimos una replicación de datos constante, estamos ante una herramienta que nos permite trabajar en cualquier ubicación o desde cualquier dispositivo independientemente de sus características como si estuviéramos en nuestro dispositivo habitual.
Pero con Office 365 existen una serie de herramientas en que la colaboración entre usuarios toma un nuevo rumbo. Ya es sabido que el sistema nos permite compartir documentos, información, pensamientos en tiempo real con nuestros compañeros. Disponemos de almacenamiento personal con OneDrive y compartido con SharePoint y este se actualiza al instante.
Pero puede haber ocasiones en que la información no interesa compartirla con todos los usuarios o que nos interesa mantener durante un tiempo un contacto directo con un grupo reducido de estos usuarios por un trabajo temporal concreto o un proyecto surgido en nuestra empresa.
Para ello podemos crear Grupos de Office 365. Estos grupos permiten la creación de un grupo de trabajo reducido orientado a la elaboración de un trabajo concreto y parcial que abarca a determinados usuarios de la organización. Estos usuarios suelen tener un denominador común y unos intereses comunes que les hacen participes del grupo.
Desde nuestro administrador de Exchange de Office 365 podemos crear, administrar y modificar los grupos añadiendo o eliminado usuarios a demanda. También el administrador del grupo lo podrá hacer desde su buzón de correo accediendo vía OWA.
Imaginemos que tenemos entre manos un proyecto nuevo en nuestra organización y se ha designado a un determinado número de personas para llevarlo a cabo. Estas personas van a tener un cometido en este nuevo proyecto que otras de la organización no van a tener.
De esta forma, podemos crear Grupos en Exchange Online. Con estos grupos dispondremos de:
– Calendario compartido para los miembros del grupo creado y que va a ser propio de este grupo. Se crean citas concernientes a este grupo y nos permite compararlo con nuestro calendario personal.
– Conversaciones: nos permite disponer de una bandeja de entrada común al grupo en el que se registrarán los correos electrónicos enviados por los miembros del grupo internamente. Esto facilitará el repaso, almacenamiento y búsqueda de elementos basados en las conversaciones del grupo.
– Espacio de almacenamiento: con estos grupos disponemos de un almacenamiento propio del grupo en el que guardar y almacenar documentos y archivos comunes y necesarios para el grupo cuya clasificación y búsqueda sean sencilla y rápida.
– Bloc de notas: basado en OneNote Online podremos tomar notas rápidas en reuniones internas o relacionadas con el objeto del grupo y que serán visibles en tiempo real para el resto de miembros del grupo.
Con los Grupos de Office 365 podemos dar un plus de organización a nuestro entorno de trabajo en Office 365 y dotar a los usuarios de espacios organizados donde encontrar los que buscan, planificar sus tareas y almacenar los datos propios del trabajo en cuestión.
Un elemento más en constante evolución y que nos facilita el trabajo en grupo y nos permite ordenar nuestra infraestructura de red en la nube.