Cuando implantamos una solución de Office 365 de Microsoft, estamos abriendo todo un mundo nuevo de aplicaciones y servicios en la nube. Microsoft pone especial cuidado en que estos datos no sean accesibles a aquellas personas a las que no corresponde acceder y muchos menos permite el acceso a personas y usuarios externos a nuestra organización sin permisos expreso.
Microsoft asegura el cumplimiento de las normas de protección de datos que rigen en España y en el entorno de la Comunidad Europea. Pero esto no limita ni impide una mala práctica de un usuario (mal intencionado o no) ni un descuido. Por ello, el sistema proporciona un sistema de doble autenticación que, opcionalmente, podemos activar para uno, algunos o todos los usuarios de nuestra organización.
Son múltiples los distintos dispositivos y ubicaciones desde los que podemos acceder a nuestros servicios en la nube. Por ello, aumentar el nivel de seguridad de acceso a nuestros servicios en la nube es una medida adicional para proteger nuestros datos.
A través de la doble autenticación podemos optar por obligar al sistema a que, además del tradicional acceso usando usuario y contraseña nos solicite otro medio de autenticación a través de otro dispositivo o medio de acceso que sea personal y de acceso únicamente nuestro (como puede ser una llamada a un número de teléfono o una dirección de correo).
La respuesta a esto es realizar una acción que nos solicita una locución automática a través del teléfono o a través del correo electrónico que indiquemos. Para convertir este método en más flexible, el sistema nos permite cambiar el sistema de comprobación por otro dentro de la propia pantalla de autenticación. Por ejemplo, si pulsamos sobre «Usar otra opción de comprobación», el sistema nos ofrece otras opciones.
Como decíamos anteriormente, el sistema de doble autenticación se puede aplicar a todos aquellos usuarios que deseemos. Hemos de tener en cuenta que puede ser muy útil para usuarios que accedan comúnmente a los servicios de Office 365 a través de la web y en equipos externos a la organización o de dudosa reputación.
La puesta en marcha de esta solución es muy sencilla y rápida. Además, es muy flexible pues permite hacer modificaciones de forma sencilla una vez esté el sistema implantado. El sistema es transparente para el usuario y permite un nivel mayor de seguridad a la hora de mantener nuestros datos a salvo de accesos no deseados.