Con suerte, usted habrá terminado la elaboración de presupuestos contables para 2014 y todo lo que hay que le queda por hacer para terminar, es cargar toda esa información al NAV para empezar a comparar con sus cifras financieras reales.
Si realizó esta tarea en ejercicios anteriores recordara que la funcionalidad de presupuestos contables en NAV llega a ser un poco quisquillosa en relación a la incorporación de estos datos que tan cuidadosamente ha preparado. Aquí les dejo cuatro consejos para ayudarle a conseguir que esos datos se incorporen en NAV de una forma rápida, correcta…
1. Exportar en primer lugar, a continuación, importar. Este es el detalle más importante para conseguir cargar los datos del presupuesto en NAV. Puede elegir exportar un presupuesto existente, o incluso optar por exportar un nuevo presupuesto en blanco. La exportación de un presupuesto como el primer paso hace que pueda obtener una plantilla de trabajo en la que puede rellenar sus datos, incluyendo dimensiones claro está. Siempre y cuando usted comience con esta plantilla, la mayor parte del camino de la carga presupuestaria en NAV esta recorrido.
2. Si está utilizando dimensiones, validar los datos contra las listas desplegables. Asegúrese de que todas las líneas presupuestarias que utilizan dimensiones sólo utilizan nombres válidos de dimensión. Cualquier desviación de los valores admisibles que ya existen en NAV puede causar que su carga presupuestaria de error o se cargue incorrectamente.
3. Borrar los formatos de los números. Una vez que haya copiado y pegado o escrito sus números en la plantilla de Excel, utilice los formatos de Excel “General” en todas las celdas que contienen un valor numérico para asegurarse de que están todos regresaron a un estado de formato general. NAV no acepta cualquier formato que no sea el de la plantilla, y el uso de otros formatos, incluyendo el uso de comas en los números, hará que la herramienta de importación de presupuestos de un error.
4. Utilice la opción “Añadir movimientos” para una carga de presupuesto completamente nueva y la opción “Reemplazar movimientos” para una versión posterior. La opción de añadir entradas sólo se debe utilizar para una carga económica completamente nueva, ya que las entradas se añadirán a las entradas existentes, duplicando o triplicándolas. Si necesita cargar una segunda o tercera versión o algún tipo de corrección, utilice siempre la opción de sustitución de movimientos en lugar de la opción de añadir. Y si realmente te quedas atascado con un montón de errores, lo mejor que puedes hacer es borrar el presupuesto y volver a cargarlo desde el principio.