Según un estudio llevado a cabo por la AIIM a finales del 2011, en el que se entrevistó a 477 miembros de la asociación con perfiles técnicos y/o directivos, estas son las principales razones que llevan a las empresas a incurrir en proyectos de digitalización y captura:
- Administración del conocimiento: Casi el 60% de los encuestados manifestaron que querían mejorar la capacidad de búsqueda y recuperación de documentos y contenidos empresariales. Que esta sea la principal razón que lleve a asumir este tipo de proyectos se entiende cuando se considera que, según IDC, los trabajadores de oficina suelen consumir entre el 15 y el 35% de su jornada buscando documentos. Incluso en sistemas de archivo en papel bien organizado, encontrar un documento en particular resulta un 90% más lento que a través de herramientas de búsqueda informáticas.
- Evitarse problemas legales: Mantener la seguridad y accesibilidad a documentos críticos es la segunda razón más importante para cerca del 55% de la población encuestada en el estudio. En muchos casos la Ley obliga a la conservación de cierto tipo de documentos (por ejemplo, las facturas deben conservarse al menos 4 años en España) y en otros, la documentación puede hacer la diferencia a favor de la compañía en juicios o litigios contra terceros. Hay que recordar que a diferencia del papel, los registros electrónicos no sufren deterioros por el paso del tiempo, ni se ven afectados por otros factores naturales como el fuego o la humedad.
- Productividad: Aumentar el rendimiento de los procesos es el tercer factor motivador para las empresas. Un 55% de los perfiles entrevistados así lo demuestran. Un factor clave en la mejora de la productividad es la drástica reducción del tiempo en el que se llevan a cabo los procesos. Sistemas de captura potentes llegan incluso a eliminar tareas que tienen que realizar empleados durante los procesos. Pero aún, sólo con documentos en formato digital y un sistema de gestión documental tradicional, el acceso a la información de manera más veloz constituye un factor determinante en acortar los tiempos globales de procesos de negocio. Las empresas también pueden beneficiarse de la incorporación de herramientas informáticas de gestión de flujos de trabajo que evitan pérdidas de tiempo enviando la documentación a quienes realmente han de usarla.
- Servicio al cliente: Los documentos digitales nos aportan la ventaja eliminar barreras a la hora de compartir información. Mecanismos digitales como envío de correos electrónicos o publicación de documentos en portales corporativos hacen que poner a disposición de los clientes los documentos que les interesan sea cada vez más sencillo y, por supuesto, mucho más rápido. El auge de oficinas virtuales ha hecho que este sea un factor determinante para muchas compañías a la hora de emprender un proyecto de digitalización. En el caso del estudio de la AIIM, el 45% de los entrevistados la ubicaron como la cuarta razón más importante para digitalizar.
- Costes de Oficina: Tener documentos en papel trae consigo una serie de gastos muchas veces menospreciados. Fotocopias, tóner, folios, mantenimiento de equipo de oficina (impresoras y fotocopiadoras) y, por supuesto, costes de almacenamiento. El espacio ocupado por sólo 3 archivadores de dimensiones pequeñas cuesta a una empresa en Sevilla más de 320€ al año. No se nos haga extraño pues que cerca del 43% de los entrevistados encuentre este hecho como un factor importante a la hora de querer digitalizar su archivo.
Fuente: «The Paper Free Office – Dream or reality?» AIIM 2012, www.aiim.org
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